Co to jest system ticketowy?

Zarządzanie firmą może być trudne. Przy dużej liczbie klientów, dokumentów i spraw można się zgubić. Zarządy coraz częściej szukają rozwiązań, które ułatwią pracę i uporządkują procesy, które zachodzą w firmie. Szczególnie ważny jest kontakt między zespołem pracowniczym a klientem. Usprawnij komunikację w Twoim przedsiębiorstwie. Dowiedz się, czym jest system ticketowy.

Dla kogo jest system ticketowy?

Kiedy firma obsługuje zaledwie kilku klientów, to kontakt z nimi może być płynny nawet przy bardziej napiętym grafiku. Sytuacja komplikuje się
w momencie, gdy zainteresowanych Twoimi usługami jest wielu, a wewnątrz firmy toczy się sporo spraw. Każda osoba kupująca  usługi potrzebuje indywidualnego podejścia i odpowiedzi na dręczące ją pytania. System ticketowy będzie więc dobrym rozwiązaniem w przedsiębiorstwach, którym zależy na jakościowej obsłudze klienta – niezależnie od branży.

System ticketowy – co to jest?

System ticketowy to system ułatwiający obsługę klienta. Jego celem jest ulepszenie pracy w dziale helpdesk. Osoby pracujące w tym dziale odpowiadają na problemy i pytania klientów. Ticketowy system zgłoszeń umożliwia im śledzenie i zarządzanie zgłoszeniami. System ten przydziela jeden bilet do jednego klienta. Następnie segreguje dane ze zgłoszeń. E-maile, SMS-y i inne próby kontaktu od konkretnego klienta są zebrane w jedno miejsce. A do tego miejsca przypisany jest bilet.

System ticketowy dla firm – jak działa?

Wyobraź sobie, że musisz zebrać wszystkie dokumenty ze swojego rodzinnego domu do jednej szuflady, a następnie wybrać z nich tylko te, które dotyczą Ciebie. Jeśli masz taką szufladę, to połowa sukcesu już za Tobą. Jeśli jednak najpierw będziesz musiał zebrać wszystkie dokumenty w jedno miejsce, a potem je przeglądać, to sprawa się komplikuje. Samo szukanie dokumentów poukrywanych w różnych miejscach może zająć bardzo dużo czasu.

Podobnie jest ze zgłoszeniami, które trafiają do działu obsługi klienta. Pochodzące z różnych kanałów wiadomości porozrzucane są w kilku miejscach. Trudno wtedy ustalić na jakim etapie jest sprawa i jakie dalsze kroki podjąć. System ticketowy działa jak segregator, w którym jeden bilet to jedna szuflada poświęcona konkretnemu klientowi.

Dzięki temu zyskujesz pełen obraz tego, w jaki sposób przebiegał kontakt z klientem. Wszystkie rozmowy zebrane w jednym miejscu pomagają określić jakie działania trzeba podjąć w kolejnych krokach, by pomóc osobie korzystającej z Twoich usług.

System ticketowy – funkcje

System ticketowy może przyjmować różne formy i poziomy zaawansowania. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dopasować jego możliwości do potrzeb firmy. Zazwyczaj prosty system ticketowy wyposażony jest w funkcje takie jak:

• portal internetowy, za pomocą którego klienci mogą składać wnioski i zadawać pytania

• interfejs e-mail, który pozwala klientom komunikować się drogą mailową

• moduł helpdesk, czyli miejsce do zarządzania otrzymanymi wiadomościami – używany przez pracowników działu obsługi klienta

• moduł administracyjny, który pozwala menedżerom śledzić stan wszystkich otwartych zgłoszeń i nimi zarządzać

System ticketowy dla firm i jego zalety

Z perspektywy przedsiębiorstwa, usprawniony system obsługi klienta posiada wiele zalet. Pomaga on rozwinąć działania w firmie i wznieść je na wyższy poziom. Wśród istotnych plusów takiego systemu zarządzania kontaktem można wyróżnić elementy takie jak:

• zwiększona wydajność i organizacja – dobrze działający system biletowy może pomóc w poprawie komunikacji i organizacji w firmie. Może to prowadzić do bardziej usprawnionej i wydajnej operacji.

• lepsza obsługa klienta – systemy biletowe zapewniają centralne miejsce, do którego klienci mogą się udać ze swoimi wątpliwościami lub problemami. Ułatwia to Twojemu zespołowi zajęcie się tymi kwestiami i zapewnia lepszą obsługę klienta dla Twoich klientów.

• śledzenie i raportowanie – systemy biletowe oferują szczegółowe funkcje śledzenia i raportowania, które mogą być bardzo przydatne w analizie biznesowej i podejmowaniu decyzji. Funkcje te mogą pomóc w identyfikacji obszarów, w których należy wprowadzić zmiany.

System ticketowy a zadowolenie klienta

System ticketowy dla firm przynosi szerokie korzyści, które są odczuwalne nie tylko po stronie przedsiębiorstwa. Z perspektywy klienta taki system komunikacji również posiada wiele zalet.

Postaw się na miejscu Twojego klienta. Chce on szybko rozwiązać problem, który utrudnia mu dalsze działanie. Próby kontaktu bywają utrudnione,
a czas oczekiwania na odpowiedzi się wydłuża. To skutkuje irytacją i niezadowoleniem.

Zaangażowany kontakt ze strony firmy jest elementem, który świadczy o wysokiej jakości usług. Klient potraktowany z troską i zainteresowaniem odczuwa więcej satysfakcji niż taki, który musi czekać na rozwiązanie problemu przez kilka godzin lub dni.

Wystarczy przypomnieć sobie te chwile, kiedy próbujesz dodzwonić się na infolinię w jakiejś sprawie, a w zamian dostajesz tylko długi koncert piskliwej muzyki z głośnika telefonu. Podobnie może czuć się Twój klient w oczekiwaniu na odpowiedź. Dzięki systemowi zgłoszeń ticketowych może on zostać obsłużony w najbardziej jakościowy sposób.

Podsumowanie

Ticketowy system zgłoszeń to narzędzie, które usprawnia komunikację między firmą a klientem. Przydziela on jeden bilet do konkretnego klienta.
W bilecie segregowane są próby kontaktu pochodzące z różnych źródeł. Dzięki temu pracownicy działu obsługi klienta mają wszystkie dane dotyczące konkretnej osoby w jednym miejscu. System ticketowy przynosi wiele zalet zarówno po stronie firmy, jak i klientów.