E-pošta v modulu Daktela Helpdesk

Daktela Helpdesk vam pomaga ostati na tekočem z zahtevami, ki prihajajo v vaš kontaktni center po e-pošti. Vas zanima kako?

Velika verjetnost je, da je večina prijav v vašem kontaktnem centru ustvarjenih iz dohodnih (inbound) e-poštnih sporočil (čeprav je v Dakteli prijavo mogoče ustvariti iz katere koli dejavnosti). Z uporabo službe za pomoč uporabnikom Daktela lahko poskrbite, da nobena ne bo padla v vodo in da boste dosegli svoj glavni cilj – zadovoljne stranke.

Sinhronizirajte svojo mapo »Prejeto« z Daktelo

Če želite svojo e-pošto spremeniti v zahtevke v Dakteli, morate svoj nabiralnik povezati z Daktelo. Potrebujete le nekaj minut, da nastavite novo čakalno vrsto za e-pošto in dosežete prav to. Ko se vaša e-poštna sporočila začnejo sinhronizirati, lahko izkoristite vse funkcionalnosti modula Daktela Helpdesk in nadgradite vaš način dela z e-poštnimi sporočili. V svoj e-poštni račun se vam ne bo treba več prijavljati nikjer drugje in lahko boste uporabljali tudi vse dodatne funkcije, ki vam Daktela Helpdesk.

Kategorizacija in razvrščanje zahtevkov

Vsak zahtevek v Dakteli je del določene kategorije, kar pomeni, da si lahko že na prvi pogled ogledate glavno temo vsakega zahtevka in razvrstite zgolj tiste, ki so pomembni za vaše delo. Kategorije so popolnoma prilagodljive, tako da lahko nastavite tiste, ki jih potrebujete, npr. “potencialne stranke”, “storitve”, “reklamacije”, “vračila” itd.

Ko gre e-poštno sporočilo skozi vašo čakalno vrsto, lahko izberete kategorijo, ki mu bo samodejno dodeljena. To služi kot prvi korak pri razvrščanju vaših e-poštnih sporočil za lažje delo z njimi.

Če želite narediti več samodejnih sprememb v e-pošti (če želite kar najbolje izkoristiti Daktela Helpdesk, priporočamo, da to storite!), jih lahko nastavite v naših usmerjevalnikih e-pošte (E-mail Routings). Na podlagi parametrov e-pošte, kot so pošiljatelj, zadeva, telo itd., lahko ustvarite pravila, ki bodo samodejno dodelila vrednosti zahtevkom v teh poljih:

• Kategorija (lahko jo spremenite, četudi je določena v čakalni vrsti)
• Uporabnik
• Stanje (Status)
• Stopnja (Stage)
• Prioriteta

E-poštnih sporočila lahko tudi brišete, glede na parametre sporočila, npr. če so od neželenih pošiljateljev.

Vsak agent ima niz pogledov, ki delujejo kot mape za zahtevke. Zahtevki se prikažejo v pogledih s pomočjo filtriranja na podlagi njihovih polj – in če uporabljate usmerjevalnike po e-pošti, bodo polja v tem primeru dodeljena samodejno, kar pomeni, da bodo vaše zahtevki prikazani v pravilnem pogledu zahtevkov, ne da bi vam jih bilo treba posebej razvrščati.

Več samodejnih opravil

Obstajajo tudi druga samodejna opravila, povezana z nekaterimi polji, ki jih lahko samodejno izpolnite v usmerjevalnikih e-pošte. Najpomembnejša je kategorija, saj lahko izvaja več dejanj.

Najprej nastavi, koliko časa imajo agenti na razpolago, da odgovorijo stranki z uporabo nastavitve SLA (Service Level Agreement) povezane s kategorijo. Rok vsakega zahtevka bo dinamično nastavljen najprej na čas za prvi odziv, nato pa na rok za razrešitev. Preprosto lahko vidite, ali je bilo vsako od teh izpolnjeno ali ne. Če želite prebrati več o tej temi, si oglejte našo objavo v spletnem dnevniku, ki se osredotoča na SLA.

Drugič, nastavite lahko samodejno dodeljevanje zahtevkov agentom, ki imajo dovoljenje za delo z izbrano kategorijo, tako da bodo zahtevki enakomerno porazdeljeni med člane vaših ekip. Prepričajte se, da vsi sodelujejo in uporabniško izkušnjo vaših uporabnikov spremenite v skupni timsko cilj. Če nočete pa preobremeniti svojih agentov, lahko izberete največje število zahtevkov, ki jih naenkrat rešuje posamezen agent. Tako se bo distribucija novih zahtevkom pri tovrstnih agentih začasno ustavila.

E-pošta kontaktnega centra v Zavihkih

Z uporabo modula Daktela Helpdesk je enostavno zagotoviti, da nobeno pomembno e-poštno sporočilo ne bo “pomotom” izpuščeno in da boste vaše stranke zadovoljne s pravočasnim odgovorom na njihova vprašanja. Če želite preizkusiti, kako vam lahko Daktela pomaga odgovoriti na vašo e-pošto in na splošno zagotoviti odlično oskrbo strank, si zagotovite predstavitev ali stopite v stik z nami. Podružnice imamo v Veliki Britaniji in številnih Evropskih državah in svetu.